Beschreibung

Handbuch Vereins_Verwaltung
1. Überblick
Die Datei Vereins_Verwaltung_READY.xlsm ist eine komplette Verwaltungslösung für Vereine.
Sie unterstützt dich bei:
• Mitgliederverwaltung
• Rechnungsstellung & Druck/PDF
• Einnahmen & Ausgaben mit SKR42
• DATEV-Export für den Steuerberater
• Spendenquittungen & Serienbriefe
• Navigation über ein übersichtliches Dashboard
2. Start
1. Datei öffnen (Vereins_Verwaltung_READY.xlsm).
2. Beim Öffnen Makros zulassen.
3. Dashboard erscheint mit großen Buttons für alle Bereiche.
3. Dashboard-Buttons
• Mitglieder → Mitgliederliste, automatische Mitgliedsnummern, Status „bezahlt/nicht
bezahlt“.
• Auftraggeber → Kunden/Firmen, die keine Mitglieder sind, aber Rechnungen bekommen
können.
• Einnahmen → Einnahmen buchen oder automatisch aus Rechnungen übernehmen.
• Ausgaben → Ausgaben mit SKR42-Konto & Sphäre erfassen.
• Rechnung → Rechnungen erstellen, speichern, verbuchen, drucken.
• Auswertung (SKR42) → Auswertungen nach SKR42-Konten & steuerlichen Sphären (ideell,
Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung, wirtschaftlich).
• Einstellungen → Stammdaten des Vereins (Name, IBAN, BIC, Gläubiger-ID, Speicherpfade).
4. Mitgliederverwaltung
• Jede Zeile = ein Mitglied.
• Mitgliedsnummer: Wird automatisch vergeben (einmal VV_AutoAssignMitgliedsnummer
ausführen, wenn leere Felder da sind).
• Status: DropDown „bezahlt“ oder „nicht bezahlt“.
• Felder: Name, Adresse, E-Mail, Eintritt, Kategorie etc.
• Serienbrief- und Beitragsrechnungsdaten können daraus erstellt werden.
5. Auftraggeber
• Für Kunden, die keine Vereinsmitglieder sind.
• Felder: Kundennummer, Name, Adresse, Kontakt.
• Dient für Rechnungsstellung an externe Personen/Firmen.
6. Einnahmen / Ausgaben
• Datum, Belegnummer, Mitglieds-/Kundennr., Text, Betrag, Konto, KOST1 (Sphäre).
• Dropdown für SKR42-Konten: automatisch vorbelegt.
• Einnahmen werden auch automatisch verbucht, wenn du eine Rechnung erstellst.
• Ausgaben können manuell eingetragen werden.
• Diese Daten bilden die Basis für die Auswertungen & DATEV-Export.
7. Rechnungen
Blatt „Rechnung“:
• Eingabe: Mitglieds- oder Kundennummer, Name, Positionen, Preise.
• Buttons rechts oben:
o PDF & Verbuchen → Rechnung wird als PDF gespeichert und der Betrag in
„Einnahmen“ gebucht.
o Nur PDF speichern → Rechnung wird als PDF gespeichert (ohne Buchung).
o Gutschrift / Storno → erstellt eine Gutschrift (negativer Betrag in „Einnahmen“).
o PDF (Deckblatt+Rechnung) → erzeugt eine PDF mit Deckblatt (Briefkopf) und
Rechnung.
o Drucken → Rechnung direkt drucken.
o Drucken (Deckblatt+Rechnung) → beide Seiten drucken.
8. Auswertung (SKR42)
Blatt „Auswertung_SKR42“:
• Summen nach Konten und steuerlichen Sphären (ideell, Zweckbetrieb,
Vermögensverwaltung, wirtschaftlich).
• Balkendiagramm = Einnahmen/Ausgaben nach Sphären.
• Kreisdiagramm = Einnahmen nach SKR42-Konten.
• Grundlage sind die Buchungen aus Einnahmen/Ausgaben.
9. DATEV-Export
• Menüband „Verein“ → DATEV-Export.
• Erstellt DATEV_Simple.csv im Ordner DATEV_Export.
• Format:
• Datum;Typ;SKR_Konto;Betrag;KOST1;Buchungstext;BelegNr;MitgliedsNr
• Einnahmen als positiver, Ausgaben als negativer Betrag.
• Datei kann direkt an Steuerberater gegeben werden.
10. Einstellungen
Blatt „Einstellungen“:
• Stammdaten des Vereins: Name, Adresse, Bank, IBAN, BIC, Gläubiger-ID.
• Ordnerpfade für PDF-Rechnungen, Gutschriften etc.
• SKR42-Kontenliste (Dropdowns in Einnahmen/Ausgaben).
11. Zusatzfunktionen
• Serienbrief-Vorlage (Word + CSV) → Massenaussendungen (Beitragsrechnungen,
Einladungen).
• Spendenquittung-Vorlage → automatische Spendenbescheinigungen.
• Bank-Umsatz-Beispiel → CSV-Import möglich (für Abgleich).
12. Wartung & Reparatur
Falls Buttons fehlen oder Makros nicht reagieren:
• ALT+F8 → VV_Run_Init (Buttons neu erstellen).
• ALT+F8 → VV_Repair_All (OnAction neu verdrahten, Diagnose).
13. Tipps
• Datei immer als .xlsm speichern (Makrofähig).
• Makros beim Öffnen zulassen.
• Excel Trust Center → „Zugriff auf das VBA-Projektobjektmodell vertrauen“ aktivieren.
• Vor großen Änderungen: Sicherungskopie erstellen.