Beschreibung

Vermietung PRO – Gesamterläuterung

Was das Programm kann (Kurzüberblick)

• Artikel vermieten (z. B. Bierzeltgarnituren, Stehtische, Zapfanlagen)

• Kunden verwalten (inkl. „Schwarze Liste“-Hinweis)

• Vermietungen planen (Zeitraum, Status, Rabatt, Kaution)

• Positionen erfassen (Artikel, Menge, Zeitraum, Preismodus)

• Rechnung automatisch aus Vermietung/Positionen füllen lassen

• Summen berechnen: Zwischensumme → Rabatt → Netto → MwSt → Kaution → Brutto

• Bestände prüfen (Verfügbarkeitsrechner)

• Finanzen: Einnahmen/Ausgaben protokollieren (Brutto/Netto/MwSt, Jahr/Monat)

• Kautionen und Mahnwesen (offene Zahlungen) im Blick behalten

• Alles in einer Excel-Datei – keine Zusatzsoftware notwendig

v46 ist eine stabile Basis ohne Makros. Auf Wunsch kann ich dir die bunten Buttons + Makros (Drucken & Buchen, PDF, Einnahme/Ausgabe, etc.) wieder hinzufügen – kompatibel zu dieser Struktur.

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Aufbau der Arbeitsmappe (alle Blätter)

1) Übersicht

Startseite mit Links zu allen Blättern. Ideal als Ankerpunkt.

2) Einstellungen

Globale Parameter:

• Firmenname, Adresse, IBAN, BIC

• MwSt_Satz (z. B. 0,19)

• Zahlungsziel_Tage (z. B. 14)

• Rechnungspräfix (z. B. „RG-“)

• Nächste_Rechnungsnummer (Zähler)

• Standard_Kaution

Diese Werte werden in Rechnungen/Finanzen verwendet.

3) Artikel

Stammdaten der vermietbaren Gegenstände:

• Artikel_ID, Name, Einheit, Bestand

• Preise: Preis_Tag, Preis_WE, Preis_Woche, Preis_Monat

• Kaution je Artikel

Die Preise dienen als Grundlage für die Positionsberechnung (siehe Preismodi).

4) Kunden

• Kunden_ID, Firma/Name, Anschrift, E-Mail, Telefon

• Blacklist („Ja/Nein“) & Grund → Hinweis in der Rechnung (optional visuell markierbar)

5) Vermietungen

Pro Vermietung:

• Vermietung_ID (z. B. V0001)

• Rechnungsnr. (wird später vergeben)

• Kunde_ID

• Abholung/Rückgabe → Tage (berechnet)

• Status (z. B. Angebot/Reserviert/Ausgegeben/Bezahlt)

• Rabatt (Typ G=prozentual, F=fester Betrag) + Rabatt_Wert

• Kaution (Gesamt) – optional, kann aus Artikeln summiert oder manuell gesetzt werden

• Zwischensumme/Netto/MwSt/Brutto – Formeln ziehen Werte aus Positionen

6) Positionen

Einzelne Posten je Vermietung:

• Vermietung_ID, Artikel_ID, Menge, Start/Ende, Tage

• PreisModus: AUTO / TAG / WE (Wochenende) / WOCHE / MONAT

• Optional: Rabatt_Typ (G/F) & Rabatt_Wert je Zeile

• Preise werden per SVERWEIS aus „Artikel“ gezogen

• Berechnete Felder:

  • Rohbetrag (nach Preismodell)

  • Rabattbetrag (falls je Zeile gesetzt)

  • Zeilen_Netto = Rohbetrag − Rabattbetrag

• SeqKey (z. B. V0001-0001) dient der robusten Zuordnung in der Rechnung

Preismodelle (PreisModus):

• TAG: Menge × Preis_Tag × Tage

• WE: Menge × Preis_WE × AUFRUNDEN(Tage / 2)

• WOCHE: Menge × (Preis_Woche/7) × Tage

• MONAT: Menge × (Preis_Monat/30) × Tage

• AUTO (Staffelung):

  • Tage ≤ 1 → Tagessatz

  • Tage ≤ 3 → Wochenend-Logik

  • Tage ≤ 7 → Wochensatz

  • 7 Tage → Monatssatz-Anteil

7) Rechnung

• C2: Rechnungsnummer (wird später vergeben)

• C3: Vermietung_ID auswählen → Kunde/Adresse/Zeitraum werden aus den Stammdaten gezogen

• Positionsbereich (fest begrenzte Anzahl Zeilen, z. B. 120):
  Zieht je Position Artikelname, Menge, Tage, Betrag (Netto) über SeqKey aus „Positionen“

• Summenblock:

  • Zwischensumme (Summe Positionen)

  • Rabatt (aus Vermietung G/F)

  • Netto, MwSt (aus Einstellungen), Kaution, Brutto

• Bankverbindung (IBAN/BIC aus „Einstellungen“) & Hinweistext

v46 nutzt keine dynamischen Arrays (z. B. FILTER, LET) → hohe Kompatibilität & keine „Reparatur“-Meldungen.

8) Verfügbarkeit

• Eingabe: Artikel_ID, Startdatum, Enddatum

• Ausgabe: Rest verfügbar = Bestand − Summe der bereits reservierten/ausgegebenen Mengen im Zeitraum

9) Finanzen

• Einnahmen/Ausgaben mit Netto, MwSt, Brutto, Vermietung_ID, Jahr/Monat

• Ideal für Auswertung/Export (CSV) und Jahresabschluss

• In v46 sind Beispielwerte enthalten; Buchungen können manuell ergänzt werden

10) Kautionen

• Vereinbart / Eingezogen / Erstattet / Datum / Status

• Dient der Nachverfolgung von Sicherheitsleistungen

11) Mahnwesen

• Vermietung_ID / Rechnungsnr. / Rechnungsdatum / Fällig / Brutto / Bezahlt / Status

• Übersicht offener Posten; Grundlage für Mahnschreiben

12) Kalender

• Raster 1–31 (als Vorlage) für Monats-/Artikelplanung

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Typische Arbeitsabläufe

A) Stammdaten vorbereiten

1. Einstellungen prüfen (MwSt, Zahlungsziel, IBAN/BIC).

2. Artikel anlegen (Preise, Kaution, Bestand).

3. Kunden anlegen (Blacklist nur bei Bedarf setzen).

B) Vermietung anlegen

1. In Vermietungen neue Vermietung_ID erzeugen (z. B. V0002).

2. Kunde_ID wählen, Abholung/Rückgabe setzen (Tage wird berechnet).

3. Optional Rabatt und Kaution festlegen.

C) Positionen erfassen

1. In Positionen Zeilen mit Vermietung_ID anlegen.

2. Artikel_ID, Menge, Start/Ende, PreisModus setzen.

3. Prüfung: Zeilen_Netto bildet sich automatisch (Rohbetrag − Rabattbetrag).

D) Rechnung erzeugen

1. Blatt Rechnung öffnen, in C3 die Vermietung_ID auswählen.

2. Adressblock/Zeitraum prüfen.

3. Zwischensumme, Rabatt (G/F), Netto, MwSt, Kaution, Brutto werden berechnet.

4. Optional Nummer vergeben (z. B. RG-2025-0001) → in „Vermietungen“ eintragen.

E) Finanzen

• Einnahmen (aus Rechnungen) oder Ausgaben (Einkäufe, Gebühren) manuell eintragen.

• Tipp: Netto/MwSt/Brutto konsistent aus der Rechnung übernehmen.

F) Verfügbarkeit

• Vor Annahme prüfen: Artikel-ID + Zeitraum → Rest verfügbar.

G) Kautionen & Mahnwesen

• Kautionen beim Auftrag festhalten.

• Offene Posten in Mahnwesen verfolgen (Datum Fälligkeit beachten).

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Hinweise & Best Practices

• Keine Ganzspalten-Referenzen in Summen (Leistungsgründe) – v46 nutzt feste Bereiche.

• Kein dynamisches Excel (FILTER/LET/SEQUENCE) → maximale Kompatibilität (Excel 2010–365).

• Sicherung: Die Datei regelmäßig kopieren/archivieren (z. B. monatlich).

• Pflege der IDs: Einheitliche Muster (A001, K001, V0001) vermeiden Tippfehler.

• Rechnungen archivieren (PDF) – bei Bedarf Makro zum PDF-Export ergänzbar.

• Leserechte/Schreibrechte im Netzwerk prüfen, wenn mehrere Personen zugreifen.

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Häufige Fragen (FAQ)

Warum sehe ich manche Tabs nicht?
→ Bitte in der Desktop-Version von Excel öffnen (nicht mobil/Viewer). In v46 sind alle Blätter sichtbar und farblich markiert.

Die Rechnung zieht keine Positionen – wieso?
→ Prüfe, ob in „Positionen“ der SeqKey korrekt entsteht (Vermietung_ID-0001, -0002, …) und die Vermietung_ID in Rechnung!C3 exakt gleich geschrieben ist.

Welche Preise nutzt „AUTO“?
→ 1 Tag = Tagessatz, bis 3 Tage = Wochenendlogik, bis 7 Tage = Wochensatz, darüber = Monatssatz-Anteil.

Kaution summiert sich nicht?
→ In v46 kannst du die Gesamtkaution direkt in Vermietungen pflegen. Alternativ kann ich dir die automatische Summe über alle Artikelkautionen wieder aktivieren.

Kann ich Knöpfe (Drucken, PDF, Buchen) haben?
→ Ja – ich liefere dir gerne eine Makro-Version (.xlsm) mit farbigen Buttons:

• Rechnung drucken & in Finanzen buchen

• PDF speichern

• Einnahme/Ausgabe-Dialoge

• Mahnung anlegen

• Rechnungsnummer vergeben